Apertura y Cierre de Caja

En el siguiente manual intentaremos explicar de forma detallada las opciones de configuración y el funcionamiento correcto de la apertura y cierre de caja.

Configuraciones Previas

Será necesario realizar dos configuraciones previas en el programa antes de comenzar a trabajar con la apertura y cierre de caja.

1º) Fuera del Módulo TPV iremos a la pestaña “Configurar” y pulsaremos el botón “Formas de Pago”.

Aquí seleccionaremos qué formas de pago deseamos que sean tomadas como efectivo a sumar en caja a la hora de realizar el cálculo del cierre.
Muchos clientes utilizan como efectivo sólo la forma de pago “Efectivo o Contado” pero para otros clientes también sumará como dinero al cierre la forma de pago “Tarjeta”. Esta configuración dependerá del funcionamiento de cada empresa.

2º) Dentro del Módulo TPV será necesario activar la “Apertura y Cierre de Caja”, para ello pulsamos el botón “Configurar TPV” y en la pestaña “Apertura/Cierre de Caja” activamos la opción correspondiente.

Es recomendable marcar la opción “Guardar Histórico de cierre de caja”, ya que así podremos consultar en todo momento los cierres realizados en días anteriores, incluso podremos imprimirlos. (Esta opción sólo funcionará siempre que tengamos usuarios creados en SimplyGest)

En la ventana “Datos para el Resumen y Cierre de Caja” seleccionaremos qué datos se van a mostrar en la impresión/vista previa del cierre de caja o resumen de sesión.

Ahora ya estamos preparados para comenzar a trabajar con la Apertura y Cierre de Caja.

Hay que tener en cuenta que:
No tiene nada que ver el “Arqueo” con el “Cierre”, ya que el primero puede ser configurado de muchas formas diferentes, según las necesidades del cliente y funciona más como un historial de movimientos.
Desde ahora ya no será un resumen diario sino un resumen de sesión. La diferencia se encuentra en que el primero va desde las 00:00 a las 23:59 horas del día en curso y el resumen de sesión es desde que se abre hasta que se cierra la caja, pudiendo transcurrir entre la apertura y el cierre una hora, dos horas, un día, una semana… Un día puede tener varios cierres de caja diferentes.


Trabajar con la Apertura y Cierre de Caja

Una vez estén las configuraciones previas correctamente realizadas empezaremos a trabajar con la Apertura y Cierre de Caja.

Lo primero que nos encontraremos al abrir el Módulo TPV será una ventana en la que nos mostrará el dinero inicial en caja.

Esta cantidad debe coincidir con el dinero que hemos dejado en caja el día anterior.

Ahora comenzaremos a trabajar normalmente, realizando nuestras ventas correctamente, indicando las formas de pago correspondientes cada vez que realizamos una operación, etc…

En todo momento, y siempre que lo deseemos, podremos ver cómo se va desarrollando nuestro día de ventas, ya que podremos pulsar el botón “Resumen de Sesión” que se encuentra en la parte superior de la ventana del TPV y que nos indicará los movimientos realizados desde que se abrió la caja hasta que hemos pulsado ese botón.

En cualquier momento podremos cerrar el TPV sin realizar el cierre correspondiente, para ello pulsamos el botón “Cerrar TPV” y elegimos la opción “Salir sin realizar el cierre”.

Cuando volvamos a entrar en el Módulo TPV no nos solicitará el dinero inicial en caja, ya que hemos salido sin realizar ningún cierre y por tanto todavía está teniendo en cuenta el dinero inicial introducido en el paso anterior.


Realizar Cierre de Caja

Una vez finalizado el turno, día o sesión procederemos a realizar el cierre de nuestra caja.

El proceso es muy sencillo, simplemente debemos pulsar el botón “Cerrar TPV” y en la siguiente ventana que nos aparece seleccionaremos la opción “Realizar Cierre de Caja”.

Es muy importante no confundir ese botón con el botón “Ver Resumen del día”, ya que este último nos mostrará sólo el resumen del día actual y NO realiza el cierre de caja.

Cuando pulsamos “Realizar Cierre de Caja” SimplyGest realizará todos los cálculos teniendo en cuenta las ventas, cambios, devoluciones, entradas y salidas de efectivo… y nos mostrará el resumen correspondiente utilizando los datos que hemos configurado en el primer punto del manual.

Entre toda la información que podremos encontrar, la más importante puede ser la que aparece casi al final de la hoja y que nos muestra…

TOTAL EN CAJA
Efectivo en Caja: 600,00 (Efectivo real en caja, teniendo en cuenta el dinero inicial + ventas con formas de pago “sumar en caja” – devoluciones – salidas efectivo + entradas efectivo)
No Efectivo: 31,70 (Cantidad pagada con otras formas de pago)
Total: 631,70 (Total que suma las dos cantidades anteriores)
Cierre: 31/10/14 a las 10:05:35 (día y hora del cierre)

El punto “Efectivo en Caja” será lo que SimplyGest nos propondrá en la siguiente ventana, que sería el dinero a dejar en caja.

Hay que tener claro que no es lo mismo el Efectivo en Caja que el Dinero a dejar en Caja, pues nosotros podremos llevarnos una cantidad concreta y dejar sólo una parte de ese efectivo en caja realizado.

El dinero que seleccionemos para dejar en caja será el que nos muestre el programa en la siguiente apertura del Módulo TPV.

Podremos realizar varias operaciones en la ventana “Resumen de Sesión”
Imprimir el resumen.
Guardarlo como HTML o RTF.
Configurar los datos que se mostrarán en el resumen. Siempre que modifiquemos esta información tendremos que pulsar el botón “Recalcular” para que tenga en cuenta los cambios.
Enviar por SMS la información.
Enviar por e-Mail la información.



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